Diferença entre DANFE e XML da NF-e: qual vale e qual guardar
O XML é a nota fiscal; o DANFE é só a representação impressa. Veja as diferenças, qual arquivo tem validade jurídica e o que você precisa guardar.
Atualizado em · 3 min de leitura
Quem recebe uma nota fiscal eletrônica costuma ganhar dois arquivos: um XML e um PDF (o DANFE). Parecem a mesma coisa em formatos diferentes, mas têm papéis bem distintos.
O XML é a nota fiscal
O XML é o documento fiscal propriamente dito. Ele é:
- gerado pelo sistema emissor seguindo o leiaute oficial;
- assinado digitalmente com o certificado ICP-Brasil do emitente;
- transmitido à SEFAZ e autorizado, recebendo um protocolo de autorização.
Qualquer alteração no arquivo, mesmo de um único caractere, invalida a assinatura digital. É por isso que o XML tem validade jurídica: dá para provar quem o emitiu e que ele não foi modificado.
O DANFE é uma representação
O DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) é uma impressão simplificada do XML. Ele existe para acompanhar a mercadoria no transporte e permitir a consulta da nota pela chave de acesso. Um PDF de DANFE:
- não tem assinatura digital;
- pode ser gerado de novo, a qualquer momento, a partir do XML;
- pode ser falsificado com facilidade, por isso nunca deve ser aceito como prova de autorização sem consulta.
Tabela comparativa
| XML da NF-e | DANFE | |
|---|---|---|
| O que é | O documento fiscal | Representação gráfica |
| Validade jurídica | Sim | Não, por si só |
| Assinatura digital | Sim | Não |
| Obrigatório guardar | Sim, pelo prazo legal | Em regra, não (veja as exceções abaixo) |
| Serve para escrituração | Sim | Não |
| Acompanha a mercadoria | Não | Sim |
| Dá para gerar a partir do outro | Não | Sim, a partir do XML |
Exceções à regra de guarda. O Ajuste SINIEF 07/05 permite que o destinatário não credenciado a emitir NF-e guarde o DANFE em vez do XML, e obriga o emitente a guardar o DANFE que acompanhou o retorno de mercadoria não entregue, com o motivo no verso. Fora esses casos, o que precisa ser arquivado é o XML.
O que o destinatário deve fazer
O Ajuste SINIEF 07/05 determina que o destinatário verifique a validade e a autenticidade da NF-e e guarde o XML pelo prazo da legislação tributária. Na prática:
- exija o XML do fornecedor (ele é obrigado a enviar);
- consulte a chave de acesso para confirmar que a nota está autorizada e não foi cancelada;
- arquive o XML em local seguro, com backup;
- use o DANFE para conferir a mercadoria e para consultas do dia a dia.
Perdi o XML, mas tenho o DANFE. E agora?
O DANFE não permite reconstruir o XML: a assinatura digital não pode ser recriada. Nesse caso, peça o XML novamente ao emitente ou use um sistema com certificado digital para baixá-lo pelo serviço de distribuição de documentos fiscais da SEFAZ. Veja as opções em como baixar o XML da NF-e.
Tenho o XML, mas preciso do DANFE
Esse é o caminho fácil: o DANFE pode ser gerado a partir do XML a qualquer momento. Use o nosso conversor de XML para DANFE ou, para vários arquivos, a conversão em lote.
Resumo
- O XML é a nota fiscal: assinado, autorizado e com validade jurídica. Guarde-o.
- O DANFE é uma representação que ajuda no transporte e na conferência.
- A autenticidade se confirma consultando a chave de acesso, não olhando o PDF.
Fontes
- Ajuste SINIEF 07/05 (institui a NF-e e o DANFE), CONFAZ
- Portal Nacional da NF-e: manuais (MOC) e notas técnicas, incluindo a NT 2025.001
Conteúdo informativo, revisado com base na legislação e nos manuais oficiais na data de atualização. Ele não substitui a orientação do seu contador. Encontrou algo desatualizado? Avise a gente.